CRM'den faturaya

Ticari süreç tek bir zincirdir ve her halkası ayrı bir kayıttır. Zinciri bir kez görmek, "bu bilgi nerede duruyor" sorularının çoğunu bitirir.

Aday (lead)  →  Fırsat  →  Teklif  →  Sipariş  →  Sevkiyat  →  Fatura  →  Tahsilat
     CRM          CRM       Satış      Satış       Stok      Muhasebe   Muhasebe

Aday ve fırsat

Aday, henüz nitelenmemiş bir temastır: web formundan, fuardan, bir e-postadan gelir. Fırsat, gerçek bir satış ihtimalidir; bir müşteriye, bir tutara ve bir kapanış tarihine bağlıdır.

Web sitesindeki iletişim ve teklif formları doğrudan aday üretir; formun içeriği kaydın gövdesine yazılır ve satış ekibine bildirim gider.

Fırsatlar bir hattın (pipeline) aşamalarında ilerler. Aşamalar şirketin kendi sürecine göre tanımlanır; her aşamada ne yapılması gerektiğini kaydın üstündeki aktivite söyler (5. bölüm).

Teklif

Teklif, fırsattan üretilir ve satırlardan oluşur: ürün, miktar, birim fiyat, iskonto, vergi. PORTWARE bu ekrana birkaç şey ekler:

• Ürün görseli satırda görünür; yanlış ürünü fark etmenin en hızlı yolu.
• Liste fiyatı bilgi amaçlı ayrı bir sütun olarak durur; uygulanan fiyatla karşılaştırılır.
• Maliyet sütunları ve net birim fiyat görünür.
• Maliyet altı uyarısı: satır maliyetin altına düştüğünde ekran bunu söyler.
• Toplam üzerinden iskonto, bir tavanla ve gerektiğinde onayla sınırlanır.

Teklif belgesi

Teklif PDF olarak basılır ve şirketin kendi düzenini taşır: logolar, şartlar tablosu, banka bilgileri, iletişim. Aynı şablon birden fazla şirket kimliğine hizmet eder; hangi şirketten bastığınıza göre içerik değişir (7. bölüm).

Teklife eklenen Word ve Excel dosyaları kaydın üstünde açılıp düzenlenir (8. bölüm) ve teklifin şartlar metni sürüm geçmişi taşır (4. bölüm).

Şartlar ve dahili not: iki ayrı kutu

Teklif, sipariş, satın alma talebi, satın alma siparişi, müşteri faturası ve tedarikçi faturasında iki metin kutusu yan yana, iki ayrı çerçevede durur; böylece kabul edilen marj, stok riski ya da tedarikçide kimin aranacağı gibi iç notlar müşterinin okuduğu kutuya karışmaz:

• Şartlar ve Koşullar — müşteriye giden belgeye yazdırılır: ödeme, teslim ve garanti koşulları.
• Dahili Notlar — asla yazdırılmaz, portalda gösterilmez: fiyat gerekçesi, stok ya da teslim riski, kiminle görüşüleceği. Yalnız şirket içi kullanıcılar görür.

Aynı iki kutu satın alma siparişinde (tedarikçiye giden belgeye yazdırılır) ve faturada da vardır. Satın alma siparişi de teklifin standardındadır: numaranın altında proje adı ve kodu, satış siparişi gibi okunan satırlar (ürünün yanında açıklama), isteğe bağlı üretici kodu, stok kodu ve ürün görseli sütunları; PDF'te çerçeveli tedarikçi/alıcı ve sipariş bilgisi tabloları.

Kayda bağlı görevler

Bir teklif ya da fırsat için yapılacak iş — teknik uygunluk kontrolü, keşif, teslim planı — sohbet akışındaki Görev düğmesiyle kaydın üzerinde açılır; formun sağ üstündeki Kayıt Görevleri kaçının açık olduğunu söyler (5. bölüm).

Sipariş

Teklif onaylandığında sipariş olur. Bu geçiş kritik: sipariş, sevkiyatı ve faturayı tetikler.

Sipariş ekranında takip edilecek üç şey:

• Sevkiyat durumu — ne kadarı çıktı, ne bekliyor.
• Faturalama durumu — ne kadarı faturalandı.
• Kalan tutar — ne kadarı tahsil edildi.

Sevkiyat

Sipariş onaylandığında stok tarafında bir transfer oluşur. Ambar toplar, paketler, sevk eder. İrsaliye basılır.

Sevkiyat satırlarında basılan iç notlar sınırlıdır: ürünün uzun teknik açıklamasının tamamı irsaliyeye düşmez; yalnız o işlemi ilgilendiren kısmı görünür.

Fatura

Fatura siparişten üretilir. Türkiye'de bu adım e-Fatura/e-Arşiv zinciriyle devam eder; 19. bölüm bunu anlatıyor.

Kim ne görür

Satış ekipleri ve kayıt kuralları, bir kullanıcının hangi fırsat ve siparişleri göreceğini belirler. "Bir sipariş görünmüyor" durumlarının çoğu bir yetki sorunudur, bir kayıp değil (6. bölüm).

Birden çok şirketle paylaşmak

Standart çekirdek bir fırsata ve bir projeye tek bir şirket verir ve çok şirketli kurallar kaydı diğer şirketlerden gizler; aynı müşteride ya da projede birlikte çalışan grup şirketleri birbirinin kaydını göremez.

Fırsat ve proje formunda sahip şirketin yanında Paylaşılan Şirketler alanı vardır. Buraya eklenen şirketlerin kullanıcıları kaydı — fırsatta aktivite analiziyle, projede görevler, kilometre taşları, güncellemeler ve görev analiziyle birlikte — kendi şirketlerinden görür. "Yalnız kendi belgelerim" yetkisindeki satış temsilcisi de kendi şirketiyle paylaşılan fırsatları görür.