Posta, bildirim ve dışarıya çıkan her şey

Sistem ne zaman e-posta gönderir

Fark ettiğinizden daha sık:

• Bir kayda mesaj yazdığınızda takipçilere.
• Teklif, sipariş onayı, fatura gönderdiğinizde müşteriye.
• Toplantı davetlerinde katılımcılara.
• Bildirim tercihine göre aktivite ve mesaj bildirimlerinde.
• Portal davetlerinde ve şifre sıfırlamada.

Bu yüzden "dışarıya ne çıkıyor" bir yönetim konusudur, bir teknik ayrıntı değil.

Onay kapısı

Şirketten çıkan e-postalar bir onay katmanından geçer: bir insan onaylamadan hiçbir posta dışarı çıkmaz. Kapı, yanlış alıcıya giden bir iç notu ya da test verisi içeren bir maili durdurur.

Kapı, geçmesi gerekeni tanır: portal davetleri ve şifre sıfırlama gibi sistem postaları onay kuyruğunda bekletilmez.

Gönderen adresi

Giden postanın gönderen adresi, sunucunun izin verdiği adreslerle uyuşmalıdır. Uyuşmadığında sistem gönderen adresini kendisi değiştirir ve postanız beklediğiniz adresten çıkmaz. Bir postanın "yanlış adresten geldiği" bildirildiğinde bakılacak yer burasıdır.

İmza

Her personelin kutusunda tek ve tutarlı bir imza durur. İmza kişisel olarak düzenlenebilir ama şirket kimliği ortaktır — herkesin farklı bir imza tasarladığı bir kurum, dışarıdan tek bir kurum gibi görünmez.

Takvim davetleri

Davet, sistemin dışına çıkan bir belgedir. İki nokta önemli:

• Bağlantılar çalışmalı. Davetin içindeki bağlantı, katılımcının sisteme girmeden toplantıyı görebilmesini sağlar.
• İki not alanı, iki okuyucu. Toplantının bir açıklaması (davete gider) ve bir iç notu (gitmez) vardır. Hangi kutuya yazdığınıza dikkat edin; bu, kitapta ikinci kez söyleniyor çünkü ilk kez söylendiğinde yetmiyor.

Bildirim kanalları

Her kullanıcı bildirimlerini iki kanaldan alabilir: sistem içi gelen kutusu ya da e-posta. Tercih kişiseldir. Mobilde ayrıca anlık bildirim (push) alınabilir (2. bölüm).

Okunmuş bildirimlere geçmiş üzerinden ulaşılır (5. bölüm).

Kalıcı bildirim geçmişi

Çekirdeğin "Geçmiş" kutusu bir geçmiş değildir, ve bunu bilmek gerekir:

• standart bakım işi iç kullanıcıların okunmuş bildirimlerini 180 günde siler;
• ekranın köşesinde beliren anlık uyarılar (ajanda hatırlatması, kısa bilgi kutuları) zaten hiçbir yere yazılmaz — ekrandan kaybolduklarında yok olurlar.

PORTWARE bu yüzden her bildirimin kullanıcıya özel kalıcı bir kopyasını tutar. Kopya, bildirim doğduğu anda yazılır; kaynağı silinse de durur, aranabilir ve doğduğu kayda götürür. Özellik açıldığında var olan bildirimler de geçmişe taşınır; geçmiş, sistemin kendi başlangıcından başlar.

Geçersiz bir alıcı, kendisi dışındaki alıcıları etkilemez: bildirim ulaşamadığı adresi raporlar ve diğerlerine gitmeye devam eder.

Dışarıya ne yayımlandığına dikkat

Bir posta gitmediğinde

1. Onay kuyruğuna bakın — posta orada bekliyor olabilir.

2. Gönderen adresini kontrol edin — sunucunun izin verdiği adres mi?

3. Alıcı adresini kontrol edin — listede geçersiz bir adres var mı?

4. Kaydın takipçilerine bakın — mesaj yalnız takipçilere gider; kimse takipçi değilse kimseye gitmez.

5. Kullanıcının bildirim tercihini kontrol edin — gelen kutusu seçiliyse e-posta beklemeyin.