Raporlar, panolar ve baskı

Rapor üretmenin sistemde üç seviyesi var ve çoğu soru en alt seviyede, kod yazmadan cevaplanır.

Seviye 1 — listenin kendisi

Bir liste ekranını filtreleyip gruplamak, çoğu zaman aradığınız raporun ta kendisidir. Üstelik canlıdır: veri değiştiğinde rapor da değişir.

Liste görünümlerinin yanında üç görünüm daha vardır ve aynı veriyi başka türlü gösterirler:

• Pivot — satır/sütun kırılımlı özet tablo; sürükleyerek boyut değiştirilir.
• Grafik — çubuk, çizgi, pasta.
• Kohort / takvim / kanban — modele göre değişir.

Seviye 2 — panolar

Panolar şirketin nabzını tek ekranda toplar ve yönetimin ortak dilidir. Bir haftalık toplantının büyük kısmı rakam toplamakla geçer: satış kendi Excel'ini, finans kendi raporunu getirir ve önce hangi sayının doğru olduğu tartışılır. Pano bu tartışmayı bitirir: herkes aynı, canlı ve tanımlı sayıya bakar.

PORTWARE Panolar uygulamasında satıştan nakde, saha servisinden PLM'e, yapay zekâ kullanımından yönetim kokpitine hazır panolar gelir. Örneğin Yönetici özeti faturalanan gelir, onaylı satış, satınalma, nakit, alacak, vadesi geçmiş alacak, borç ve açık fırsatı geçen yılın aynı dönemiyle karşılaştırır.

Bir panoyu dört soruyla okuyun:

1. Ne oluyor? — KPI kartlarının rakamı.

2. İyi mi kötü mü? — karşılaştırma; iyi yöndeki değişim yeşildir ve bileşen bunu yazıyla da söyler.

3. Neden? — akıllı içgörüler ve "neden değişti" kırılımı.

4. Ne yapmalı? — rakama, çubuğa ya da satıra tıklayın; arkasındaki kayıtlar açılır, iş oradan yapılır.

Üstteki çubukta dönem, karşılaştırma, "herkes / yalnız ben" ve panonun kendi süzgeçleri durur. Her bileşen veriyi sizin yetkinizle okur; aynı panoya bakan iki kişi yetkileri farklıysa farklı rakam görür. Her liste, grafik ve pivot ekranının dişli menüsündeki Panoya ekle o ekranı olduğu gibi bir bileşene çevirir; bütün pano biçimli Excel'e aktarılır, sunum modunda açılır, zamanlanmış e-postayla gönderilir. Cowork panoyu bilerek yanında açılır ve tek cümleyle yeni pano kurar.

Ayrıntı: Panolar modül sayfası.

Seviye 3 — hesap tablosu ve özel rapor

Daha karmaşık analizler için hesap tablosu kullanılabilir; sistemdeki veriye bağlı canlı hücreler kurulabilir. Bunun ötesindeki ihtiyaçlar (özel hesaplama, özel düzen) bir rapor geliştirmesi gerektirir; bunun için sistem yöneticinize başvurun.

Cowork da bir rapor kaynağıdır: sistemden veri okuyup bir Word ya da sunum dosyasına dökebilir. 14. bölümde örnekleri var.

Baskıya çıkan belgeler

Teklif, sipariş onayı, fatura, irsaliye ve iş emri gibi belgeler PDF olarak üretilir. Bunların düzeni gelişigüzel değildir:

• Şirketin kendi başlık düzeni kullanılır: üç logo, şartlar tablosu ve şirkete özel sayfa biçimi.
• Aynı şablon birden fazla şirket kimliğine hizmet eder; hangi şirketten bastığınıza göre logolar, IBAN'lar ve şartlar değişir.
• Sayfa biçimi (kenar boşlukları, ölçek) düzenle birlikte gelir; ayrı ayrı ayarlanan bir sayfa biçimi, düzeni bozar.

Bir raporu paylaşmanın doğru yolu

Sıralama önem sırasına göre:

1. Kişiye sistemde erişim verin ve kaydedilmiş filtrenin bağlantısını gönderin. Rapor hep güncel kalır.

2. Erişim veremiyorsanız PDF basın. Belge, basıldığı andaki gerçeği taşır ve üzerinde şirket kimliği vardır.

3. Analiz gerekiyorsa Excel aktarın — ama bunun artık sistemin dışında, denetimsiz bir kopya olduğunu bilerek.