VIII · İletişim · Bölüm 29
Toplantı asistanı
İsteğe bağlı kayıt, konuşmacı ayrımlı Türkçe deşifre, işi bilen bir uzmanın yazacağı not ve tek tıkla göreve dönüşen aksiyonlar.
Toplantı notu tutmak, toplantıya katılmakla aynı anda yapılamayan bir iştir. Toplantı asistanı bu ikisini ayırır: siz konuşursunuz, sistem yazar. Üstelik sıradan bir özet değil, şirketin işine hâkim bir uzmanın yazacağı notu ve toplantıda söz verilen işlerin görev listesini çıkarır.
Nasıl çalışır
Toplantı PORTWARE'in görüntülü ya da sesli görüşme ekranında yapılır.
Asistan isteğe bağlıdır: yalnız bir katılımcı başlatınca devreye girer.
Başlatıldığı anda görüşmedeki herkese ve kanalın yazışmasına "bu görüşme kaydediliyor ve yazıya dökülecek" duyurusu düşer; sonradan katılan da görür.
Ses katılımcı başına alınır — herkesin sesi ayrı kanaldan.
Görüşme bitince ses yazıya çevrilir ve her cümle sahibinin adıyla birleştirilir.
Deşifre üzerinden not, kararlar ve aksiyonlar hazırlanır ve toplantının kaydına yazılır.
Katılımcı başına kayıt, konuşmacı ayrımının en güvenilir yoludur: tek bir mikrofon kaydından sesleri ayırmaya çalışmak yerine, kimin hangi kanalda olduğunu zaten biliyoruz.
Uzman notu: asistan işi neden bilir
Şirket jargonunu bilmeyen bir model deşifreyi okurken jargonu isim, ismi jargon sanar. Asistan bu yüzden notu yazmadan önce iki şeyi okur:
- Toplantıda adı geçen kayıtlar. Konuşulan müşteri, meslektaş, proje ve ürün adları, model hiçbir şey sorulmadan kodla eşleştirilir ve veritabanının yazdığı biçimde modele verilir. Bu sözlük yalnız kimlik taşır — durum, tutar, tarih yoktur — böylece model "projenin gerçek durumu"nu toplantıda söylenmiş gibi yazamaz.
- Şirketin kendi bilgisi. Şirketin ne sattığı, müşterilerinin kim olduğu, hangi alanın ne anlama geldiği gibi gözden geçirilmiş, yalnız şirket kapsamlı bilgiler; sadece anlamak için.
Not toplantının konuşulduğu dilde yazılır: Türkçe bir toplantının başlıkları da Türkçedir.
Kararlar ve aksiyonlar
Her aksiyon kim, ne, ne zaman olarak listelenir; söylendiği an deşifrede işaretlidir. Sahibi bulunamayan bir aksiyon neden atanmadığını yazar.
- Tek tıkla görev. Aksiyon bir tıkla proje görevine dönüşür: sahibi atanır, son tarihi girilir, toplantının projesi varsa o projeye düşer ve açıklamasında toplantıdaki kaynağı durur.
- Tek tıkla aktivite. Ya da toplantının kaydında bir aktivite olur.
- İki kez basmak iki görev açmaz. Bir aksiyon bir kez görev olur.
- Reddetmek de kayıttır. Yanlış bir aksiyon reddedilir ama satır kalır; not yeniden üretildiğinde aynı yanlış geri gelmez.
Toplantıda adı geçen kayıtlar da bağlanır: müşterinin, projenin ya da ürünün kendi ekranında, adının geçtiği toplantılar görünür.
Son söz insanda
Not bir öneridir. Biri notu düzenlediğinde ya da onayladığında, yeniden üretme o notu ezmez; gerekirse önceki sürüme geri dönülür. Asistanın kaydetmek için var olduğu emeği silmesine izin verilmez.
Türkçe
- Özel terimler. Şirkete, ürüne ve sisteme özgü terimler deşifre motoruna önceden bildirilir; yoksa "Cowork" başka bir şeye dönüşür. Bilinen okunuşlar ("Tudu" → "To-Do") ve kabul edilen ekler bir tabloda açıkça yazılıdır.
- İsimler ve ekler. Türkçede isimler ek alır ("Ahmet'in", "Ayşe'ye"); isim eşleştirmesi ekleri ayıklayarak yapılır.
Asistanı insandan ayırmak
Toplantıya katılan asistan, katılımcı listesinde bir insan gibi sayılmaz. Aksi hâlde "toplantıya beş kişi katıldı" cümlesi yanlış olur.
Ses saklanmaz
Deşifre ve not kalıcıdır; ham ses kayıtları belirlenen günde silinir ve silindiği gün kayda yazılır — "söz verdik ve yaptık" ile "silinecek bir şey yoktu" birbirinden ayrılır. Deşifrenin neyi kapsamadığı (kesilen bir bağlantı, duraklatılan bir kayıt) okurun diliyle ayrıca yazılır.