Toplantı, posta ve bildirim

• Toplantı kendini yazarKonuşmacı ayrımlı deşifre, uzman notu ve tek tıkla göreve dönüşen aksiyonlar.
• Yanlış posta çıkmazDışarıya giden her posta bir onay kapısından geçer.
• Tek imza, tek bağlantıŞirket imzası merkezden; çalışanlar davet bağlantısıyla katılır.

Toplantı asistanı

Toplantı notu tutmak, toplantıya katılmakla aynı anda yapılamayan bir iştir. Asistan ikisini ayırır: siz konuşursunuz, sistem yazar.

• İsteğe bağlı ve açık. Asistan yalnız bir katılımcı başlatınca devreye girer; görüşmeye ve kanalın yazışmasına "kaydediliyor" duyurusu düşer. Duyuru yapılamıyorsa kayıt başlamaz.
• Konuşmacı ayrımlı deşifre. Ses katılımcı başına alınır; her cümle sahibinin adıyla yazılır. Şirkete özgü terimler ve okunuşlar deşifre motoruna önceden bildirilir, Türkçe isim ekleri ayıklanarak eşleştirilir.
• Uzman notu. Not yazılmadan önce toplantıda adı geçen müşteri, proje, ürün ve meslektaşlar kodla eşleştirilir ve şirketin kendi bilgisi okunur; not, işi bilen birinin yazacağı gibi çıkar.
• Tek tıkla görev. Her aksiyon kim, ne, ne zaman olarak listelenir; bir tıkla proje görevi ya da aktivite olur.
• Son söz insanda. Düzenlenen ya da onaylanan not yeniden üretimle ezilmez.
• Ses saklanmaz. Deşifre ve not kalır; ham ses belirlenen günde silinir.

Ayrıntı: 29. bölüm.

Giden posta kapısı

Şirketten çıkan e-postalar bir onay katmanından geçer: bir insan onaylamadan hiçbir posta dışarı çıkmaz. Kapı, yanlış alıcıya giden bir iç notu ya da test verisi içeren bir maili durdurur.

Kapı geçmesi gerekeni de tanır: portal davetleri ve şifre sıfırlama gibi sistem postaları onay kuyruğunda bekletilmez.

İmza

Her personelin kutusunda tek ve tutarlı bir imza durur. Kişisel olarak düzenlenebilir ama şirket kimliği ortaktır; herkesin farklı imza tasarladığı bir kurum dışarıdan tek bir kurum gibi görünmez.

Takvim davetleri

Davet sistemin dışına çıkan bir belgedir. İçindeki bağlantılar çalışır olmalıdır: katılımcı sisteme girmeden toplantıyı görebilmelidir.

Toplantının iki ayrı not alanı vardır ve ikisini farklı kişiler okur: biri davete giden açıklama, diğeri iç not. Alanlar ihtiyaç duydukları yeri ve kimin okuyacağını açıkça söyler — bu ayrımın gözden kaçması, düzeltilmesi zor bir hatadır.