II · Günlük iş · Bölüm 5
İş atamak ve takip etmek
Aktiviteler, kayıttan açılan görevler, aktivite merkezi, kalıcı aktivite defteri, devir, öncelik ve her zaman görünen ajanda.
Sistemde iş üç ayrı biçimde durur ve bunları ayırmak hem konuşmayı hem raporu kolaylaştırır.
| Nedir | Nerede yaşar | |
|---|---|---|
| Aktivite | Bir kayıt üzerinde yapılacak, tarihli ve kişili bir iş | Kaydın kendisinde |
| Görev | Bir projeye ait, aşamalardan geçen iş | Proje uygulamasında |
| Yapılacak | Kişisel, kimseye bağlı olmayan not | To-Do uygulamasında |
Aktivite en çok kullanılanıdır çünkü bir kayda bağlıdır: "Bu teklifi ara" işi, o teklifin üzerinde durur. Kayda giden herkes işi görür.
Aktivite açmak
Formun altındaki Aktivite planla ile açılır. Üç şey belirlersiniz: tür (arama, e-posta, toplantı, yapılacak…), son tarih ve sorumlu. Bir de not bırakabilirsiniz — bu not, işi yapacak kişinin okuyacağı tek açıklamadır, boş bırakmayın.
Kayıttan görev açmak
Aktivite bir hatırlatmadır; bir iş alt görevlere bölünecek, aşamalardan geçecek ya da üzerine saat yazılacaksa artık görevdir. İkisini karıştırmamak için sohbet akışında Aktivite'nin yanında ayrı bir Görev düğmesi vardır.
- Görev düğmesi, o kayıt için küçük bir görev penceresi açar: başlık, ne yapılması gerektiği, atananlar, Planlanan Tarihler ve alt görevler. Görev Aktiviteler projesine yazılır ve kaydın müşterisini kendiliğinden taşır. Kaydet pencereyi kapatır, Kaydet ve Aç görevin tam formuna geçer.
- Planlanan tarihin yanındaki Takvimde planla, atananların o günlerdeki diğer işlerini gösteren takvimi açar (26. bölüm). Planlayıcı görevi kaydetmez; Uygula tarihleri pencereye geri yazar, İptal hiçbir şeyi değiştirmez.
- Zaten planlanmış bir aktivite de görev olabilir: aktivitenin üzerindeki Göreve Dönüştür, aktiviteyi — birden çok kişiye açılmışsa tüm kardeşleriyle — tek bir göreve çevirir ve aktiviteyi "dönüştürüldü" diye kapatır. Deftere hangi göreve dönüştüğü yazılır.
- Sohbet akışında kaydın görevleri Görevler başlığı altında, aktivite geçmişinden ayrı listelenir; buradan alt görev eklenir, görev tamamlandı diye işaretlenir ya da yeniden açılır.
- Görev açılabilen her formda sağ üstte Kayıt Görevleri düğmesi (açık / toplam) durur; aktivite listelerinin yanında da bir Görevler sütunu vardır.
Aktivite Merkezi
Farklı uygulamalara dağılmış aktiviteleri tek ekranda toplayan bağımsız bir uygulamadır. Kartlar zamana göre kendiliğinden gruplanır:
- Gecikmiş (kırmızı sütun)
- Bugün
- Bu hafta
- Bu ay
- Daha sonra
- Son tarihi yok
Bir karta tıklamak, aktivitenin bağlı olduğu kaydı açar. Takvim ve liste görünümleri de vardır; ayrıca tüm projelerden gelen görevlerinizi tek yerde gösteren bir Görevlerim ekranı bulunur.
Devretmek
Bir aktivite size ait değilse ya da başkasına geçmesi gerekiyorsa, düzenleme kutusundan doğrudan devredilebilir. Devir sessiz olmaz: kayıtta bir iz bırakır, böylece işin kimden kime geçtiği sonradan görülebilir.
Tamamlandığında ne olur
Aktiviteyi kapatırken ne yaptığınızı yazarsınız ve isterseniz harcadığınız saati girersiniz — işin gerçekten sürdüğü kadar çok güne bölerek. Bu saatler zaman çizelgesi satırlarına dönüşür.
Aktiviteyi açan kişi, aktivite tamamlandığında, iptal edildiğinde ya da devredildiğinde bilgilendirilir. Bu küçük ayrıntı önemlidir: iş isteyen kişi sonucu öğrenmek için kaydı tekrar tekrar açmak zorunda kalmaz.
Tamamlanan da iptal edilen de görünür kalır: bir aktivitenin yaşamındaki her adım, aktiviteden uzun yaşayan kalıcı bir deftere yazılır. İptal edilmiş bir iş bile "şu tarihte planlanmış, şu gerekçeyle iptal edilmiş" olarak görünür.
Ajanda
Ajanda, sürekli görünen tek bir yüzeydir: yaklaşan toplantılar, aktiviteler, görevler ve yapılacaklar tek listede, sıraya girmiş hâlde. Hatırlatmalar için ayrı bir kurulum gerekmez.
Amaç şu: gününüzü görmek için dört ayrı uygulama açmak zorunda kalmamak.
Sabah rutini
- Durum
- Kullanıcı güne başlarken neyin bekleyip neyin geciktiğini görmek istiyor.
- Yapılan
- Ajanda açıldı; gecikmiş iki aktivite, bugünkü toplantı ve bu hafta biten iki görev tek listede göründü. Gecikmiş olanlardan biri tıklandı, ilgili teklif açıldı, arama yapıldı ve aktivite harcanan süreyle kapatıldı.
- Sonuç
- Aktiviteyi açan satış müdürü bildirimi aldı; harcanan süre zaman çizelgesine düştü; defterde işin nasıl kapandığı kaldı.
Toplantılar
Toplantı bir takvim kaydıdır ama davet gönderdiği anda sistemin dışına çıkar. Bu yüzden iki ayrıntı önemli:
- Davetin içindeki bağlantılar çalışır olmalıdır; katılımcı sisteme girmeden toplantıyı görebilmelidir.
- Toplantının iki ayrı not alanı vardır ve ikisini farklı kişiler okur: biri davete giden açıklama, diğeri iç not. Hangisine yazdığınıza dikkat edin.
Toplantının kendisi kaydedilip yazıya dökülebilir; 29. bölüm toplantı asistanını anlatıyor.
Bildirimleri kaçırmamak
Mesajlar menüsünde, okunmamış bir şey olmasa bile geçmişe erişebilirsiniz: menüdeki Geçmiş filtresi daha önce okuduğunuz bildirim ve mesajları zaman sırasıyla listeler. Gelen kutusunun boş olması, hiç konuşma olmadığı anlamına gelmez.