Zaman çizelgesi, planlama ve doluluk

24. bölüm kapasitenin bir bölme işlemi olduğunu anlattı. Bu bölüm o bölmenin payını ve paydasını PORTWARE'de nasıl kurduğunuzu gösteriyor.

Projenin ekranları — bir harita

Proje tarafı bir özellik listesinden çok bir ekran kümesidir ve ekranların hangisinin nereden geldiğini bilmek, bir şey aradığınızda zaman kazandırır. Aşağıdaki tablo ekranları ve anlatıldıkları bölümü gösterir.

Önce eksik olan şey: planlanan pencere

Standart çekirdekte bir görevin son teslim tarihi vardır ama zaman penceresi yoktur. Yani "ne zaman bitmeli" sorusunun cevabı vardır, "ne zaman üzerinde çalışılıyor" sorusununki yoktur.

Kapasite bir bölme olduğuna göre, pencere olmadan payın kendisi kurulamaz. Bu yüzden görevlere iki alan eklendi: Planlanan Başlangıç ve Planlanan Bitiş.

Bir pencere sistem tarafından türetildiğinde bu ayrıca işaretlenir (Tarihler Tahmini). Bir insanın onayladığı taahhüt ile sistemin çıkarımı aynı şey değildir ve ekranlar ikisini birbirine karıştırmaz.

Zamanlama çakışması varsa görevde bir uyarı ve onu düzelten bir eylem belirir.

Görev formunda plan: kimin saati ne kadar

Görev formunun planlama satırları tek bir soruya cevap verir: bu iş, bu aralıkta, kimin ne kadar zamanını alıyor?

• Planlanan Tarihler her zaman bir aralıktır. Bir gün seçmek, atananların o günkü mesaisini (ör. 08:00–18:00) seçmektir; elle yazılan saat korunur.
• Son teslim tarihi boşsa planlanan bitiş kullanılır ve bir kişi onaylayana ya da değiştirene kadar sarıyla işaretli kalır. Son tarih bir sözdür; planlanan tarihler kaysa da kendiliğinden kaymaz.
• İş yükü %, ayrılan saatin atananların bu aralıktaki mesaisine oranıdır: 45 saatlik haftada 8 saat %18'dir. Yüzdeyi ya da saati yazarsınız, öbürü kendini hesaplar. Standart Ayrılan Zaman yanında çizdiği ilerleme yüzdesiyle karıştırılmamalıdır.
• İş Yükünü Böl her atanana bir satır açar: saat ya da o kişinin aralığının yüzdesi. Ayrılan Zaman bu satırların toplamıdır ve her ekran aynı hesabı kullanır.

Uyarılar kendiliğinden belirir: saat aralığa sığmıyorsa (Aralığı saatlere yay düğmesiyle), son tarih planlanan bitişten önceyse ve aralık geçtiği hâlde görev açıksa. Görev saatleri izin ve resmi tatile yayılmaz; doluluk ekranları ise o günleri kapasiteden düşer.

Alt Görevler sekmesi liste, kart ya da zaman çizelgesi olarak açılır; alt görev kartları rozetle işaretlenir ve Üst Görev bağlantısı taşır. Görev listelerinde planlanan ve son tarih sütunları ile Bugün Planlı, Bu Hafta Planlı, Bu Hafta Teslim ve Planlanmamış süzgeçleri vardır.

Takvimde planla

Planlanan Tarihler satırının yanındaki Takvimde planla, atananların diğer işlerini gösteren bir takvim açar. Boş zamana bir aralık boyarsınız, görevin kendisini sürükleyip uzatırsınız ya da tarihleri üstteki kutulara yazarsınız; Uygula aralığı forma yazar.

• Sağda atananlar tek tek açılıp kapatılır; karşılaştırmak için herhangi bir kişi eklenebilir.
• Üst çubuk, boyanan aralığın kişi başına ne kadar yük getirdiğini söyler.
• Çakışmanın iki seviyesi vardır: turuncu, aynı saate başka bir şey yazılmış; kırmızı, atananın bu aralıkta hiç boş mesaisi kalmamış. Kişi rozetleri her birinin yüzdesini taşır; kırmızıda görevin kendi bloğu da kırmızıya döner. Çakışma kaydetmeyi engellemez — karar insanındır.
• İzinler ve resmi tatiller takvimde çizilir; hafta her çalışma saatini gösterir.

Yapılacaklar da aynı biçimde planlanır: To-Do formunda Planlanan Tarihler, Ayrılan Zaman, İş yükü % ve planlayıcı; listede aralık sütunu. Planlayıcı yapılacakları kendi türü olarak, ayrı açılıp kapanan bir katman hâlinde çizer.

İşlerim

Takvim › İşlerim planlayıcının ekranını herkese açar — kendi işiniz için ve salt okunur: size atanmış görevler, yapılacaklar, toplantılar, aktiviteler ve izinler aynı takvimde, çok günlü işler her gününde. Bitenler ve Bekleyenler ayrı süzülür; bir güne yığılan yükün nereden geldiği ipucunda açıklanır. Gün ve liste görünümü de vardır.

Zaman Çizelgesi

Proje › Planlama › Zaman Çizelgesi.

Açık kaynak çekirdekte "gantt" diye bir görünüm tipi yoktur. Burada bir istemci eklentisi yerine gerçek bir görünüm tipi eklendi; bunun pratik karşılığı şudur: arama, filtreler, gruplama, favoriler ve kayda tıklayıp açmak — hepsi çerçeveden olduğu gibi gelir, elle yeniden yazılmaz.

Ekranda:

• Zaman ekseni iki bantlıdır: yön bulmak için kaba (hafta / ay), çubuk okumak için ince (gün / hafta). Etiketler oturumun kendi dilinde basılır.
• Çubuklar planlanan pencereden çizilir, son teslim tarihinden değil. Sistemin türettiği bir pencereden çizilen çubuk taralı gösterilir — kimse bir tahmini bir taahhüt sanmasın diye.
• Satırlar iki katlıdır: görev, ve nerede durduğu. Üst görev projesini, alt görev girintili olarak üst görevini söyler.
• Ana Görevler / Alt Görevler filtreleri vardır ve bu filtreler yalnız burada değil, her görev görünümünde çalışır.

Ekip doluluğu

Proje › Planlama › Ekip Doluluğu. Tek bir soruya cevap verir: bu kişi, bu hafta ne kadar dolu?

Rakam bir bölmedir. Payda kişinin kendi çalışma takviminden okunan sözleşmeli saatidir. Pay ise dört kaynaktan toplanır ve ekran bunları ayrı ayrı gösterir:

1. Görevlerin planlanan saatleri
2. Takvimdeki toplantılar
3. Onaylanmış izinler
4. Resmî tatiller

Uyarı hiçbir zaman atamayı engellemez. İşi kimin yapacağı insan kararıdır; sistemin işi, o kararın rakamlar görünürken verilmesini sağlamaktır.

Sayılamayan iş

24. bölümdeki kural burada ekrana dönüşür. Hesaba giremeyen iki tür görev vardır ve ikisi de sessizce ortalamaya karıştırılmaz, sayısıyla gösterilir:

• Planlanan penceresi olmayan görev.
• Penceresi olan ama ayrılmış saati olmayan görev.

"Şu kadar görev planlı pencere taşımıyor" cümlesi bir düğmedir: tam o görevleri açar; liste yerinde düzenlenebilir ve eksik iki alanla başlar.

Erişim — bilinçli olarak dar

Ekip doluluğunu görmek ayrı bir yetki grubu ister ve bu grup herkese verilmemiştir.

Sebebi şudur: çoğu şirkette iç kullanıcıların büyük kısmı proje yöneticisi grubundadır. Doluluk yetkisini proje yöneticiliğinden türetmek onu anlamsızlaştırır ve herkesin izin ve toplantı yoğunluğunu birbirine açardı.

Bu bir gizlilik kararıdır, tek satırlık bir teknik iş değil. Kimin göreceği şirketin kararıdır.

Ekip Takvimi — doluluğun içinde ne var

Proje › Planlama › Ekip Takvimi. Ekip doluluğu "ne kadar dolu" sorusunu cevaplar; Ekip Takvimi "neyle dolu" sorusunu. İki gün saha servisi ve bir gün toplantı, aynı yüzdede dört gün tek projeden farklı bir haftadır — ve "bu kişiye iş verebilir miyim" kararı ikincisine bakılarak verilir.

Her kişinin satırında tek bir yerde: proje görevleri, yapılacaklar, toplantılar, aktiviteler, saha servis emirleri, onaylı izinler ve resmi tatiller. Renk türü söyler; anahtar sunucudan gelir.

• Sıralama: En dolu önce, En çok iş, Ada göre ya da Benim sıram (tutamaçtan sürükleyerek). Her satır katlanır; Tümünü daralt / genişlet vardır ve seçim tarayıcıda hatırlanır.
• Süzgeçler: Bekleyen, Biten, İptal; ve başlığa göre metin süzgeci.
• Yeniden planlama: bir görevi başka güne veya kişiye sürüklemek yeter. Birkaç güne yayılan iş, kişinin çalışmadığı günlere çizilmez.
• Görülemeyen kaynak adıyla söylenir. İzleyicinin okuma yetkisi olmayan bir kaynak (ör. saha servisi) sessizce boş kalmaz; ekranda "bu tür görülemiyor" yazar, çünkü planlayan kişi resimdeki deliği bilmek zorundadır.

Resmi tatiller her takvimde

Her takvim görünümü — İzin panosu, Takvim uygulaması, puantaj ve görev takvimleri — görünen aralığın resmi tatillerini okur:

• gün hücresi kendi rengini alır; yarım gün (arife) çizgili gösterilir,
• ay görünümünde tatilin adı hücreye, hafta ve gün görünümünde sütun başlığının altına yazılır; her işaretli hücrede ipucu olarak da durur,
• günler takvimin çizildiği saat diliminde kesilir; bir tatil hiçbir zaman iki yarım güne bölünmüş görünmez.

Planlama hesabı da tatili bilir: iş tatil ve izin günlerinin etrafından akar, çubuklar hafta sonu ve tatil boyunca taranmaz, orada kesilir.

Diğer planlama ekranları

• Görev Takvimi — Proje › Planlama. Kişiye, projeye veya duruma göre renk; dönemin görev ve ayrılan saat özeti; yapılacaklar, toplantı, aktivite, saha servisi ve izin istenirse aynı takvimde.
• İş Yükü — bir kaynak satırı (Görevler, Toplantılar, İzin…) açılınca arkasındaki kalemler sütun sütun saatleriyle görünür.
• Zaman Çizelgesi her projede — Zaman Çizelgesi her projenin görünümlerinden biridir: aşama, durum ve son tarihle.
• İlerleme tek tanımla — her çubuk ne kadar ilerlediğini aynı tanımla söyler; yapılacakların da görevlerin iş yükü araçları vardır.

Raporlama: proje sağlığı ve kişi analizi

Bir yöneticinin rapora getirdiği iki soru vardır: hangi projeler sıkıntıda ve kim ne taşıyor. İkisi de Proje › Raporlama altındadır.

Proje Sağlığı

Sütunlar yöneticinin okuduğu sırayla dizilmiştir: durum, yönetici, geciken, açık, tamamlanan (ilerleme çubuğu), sıradaki kilometre taşı, planlanan ve kalan saat, son tarih. Geciken işi veya aşılmış kilometre taşı olan satır kırmızı, boş proje soluk görünür.

Bu, günlük proje listesinin bir kopyası değil ayrı bir listedir: insanların proje açıp düzenlediği ekranı sekiz analitik sütunla bozmamak için.

Sorgu çağıranın kendi yetkisiyle koşar — kimseye, göremediği özel bir projenin kaç görevinin geciktiği söylenmez.

Kişi Analizi

Aynı görev analizi raporunun kişilere dönük hâli: satırlarda atananlar, sütunlarda durum. Ölçüler görev sayısı, son teslim tarihine kalan gün ve kapanışa kadar geçen çalışma günüdür.

Proje Portföyü ve Görev Durumu

Proje Portföyü projeleri yan yana, ilerleme ve gecikmeyle; Görev Durumu görevleri aşama ve duruma göre sayar. İkisi de standart çekirdek raporudur: pivot, grafik, gruplama ve dışa aktarma çerçeveden gelir.

Akış raporları: iş nerede bekliyor

Ekibin her hafta sorduğu soruları, veritabanında zaten duran veriden cevaplar (Kanban Rehberi'nin dört akış ölçüsü):

• Akış Özeti — süren iş (WIP), haftalık biten iş, çevrim süresi ve iş yaşı. Süre yüzdeliklerle verilir; ortalama uzun kuyruğu gizlerdi.
• Yaşlanan İşler — bugüne kadar bitirilen işlerin %85'inden daha uzun süredir açık olan işler: takılan işin öncü göstergesi.
• Aşamada Kalma Süresi — işin en uzun hangi aşamada beklediği; her görevin kendi aşama geçmişinden yeniden kurulur.
• Tahmin ve Gerçekleşen — tahmin edilen saat ile zaman çizelgesine yazılan saat; proje ve iş öğesi tipine göre, asla kişi sıralaması olarak değil.
• Bitiş tahmini — Akış Özeti açık işin ne zaman biteceğini bir olasılık olarak da verir (ekibin kendi haftalık çıktısı üzerinde Monte Carlo); geçmiş yetersizse bunu açıkça söyler.

İyi sonuç için

• Kapasite rakamları veriyle konuşur: planlanan pencere ve ayrılmış saat girilmeden doluluk ekranları doğru ama boş konuşur.
• Ekip doluluğu yetkisi bilinçli olarak dardır; kimin göreceği bir yönetim kararıdır.

Bu bölümün özeti

• Planlanan pencere, kapasitenin payını mümkün kılan eksik parçaydı.
• Pencere çalışma takvimine oturur; takvimi olmayan için sistem tahmin etmez.
• Zaman Çizelgesi gerçek bir görünüm tipidir; türetilmiş pencere taralı çizilir; sürükleme bir sonraki çalışma anına çapalanır.
• Doluluk dört kaynağı ayrı gösterir, ekip toplamını saatlerden kurar ve sayamadığı işi sayısıyla söyler.
• Görev formu kimin saatinin ne kadar olduğunu söyler: İş yükü %, İş Yükünü Böl; üst görevin saati alt görevleri kapsar.
• Takvimde planla çakışmayı iki seviyede gösterir ama engellemez; İşlerim aynı resmi herkese kendi işi için verir.
• Akış raporları işin nerede beklediğini yüzdelik ve olasılıkla söyler.
• Proje Sağlığı ve Kişi Analizi, yöneticinin iki sorusuna ayrı ayrı cevap verir.