Proje yönetimi — kavramlar ve metodolojiler

Bu bölüm üründen bağımsız bir derstir: proje yönetiminin kendisini anlatır. 25. bölüm bunların SODOO'daki karşılığını, 26. bölüm ise planlama ve kapasite ekranlarını gösterir.

Burada anlatılan hiçbir şey "doğru yöntem" iddiası taşımıyor. Bir yöntem, işinizin şekline uyduğu ölçüde doğrudur.

Dört yöntem, dört farklı soru

Aynı şirkette dördü birden yaşayabilir: ürün geliştirme Scrum, destek ekibi Kanban, saha kurulumu Şelale, yeni ürün yatırımı Aşama-Kapı.

Akış: işin durduğu yer, çalıştığı yerden önemlidir

Bir işin toplam süresi ikiye ayrılır: üzerinde çalışılan süre ve sırada beklediği süre. Çoğu iş için ikincisi birincinin kat kat üzerindedir.

Buradan çıkan sonuç sezgiye aykırıdır: bir ekibi hızlandırmanın yolu genellikle daha hızlı çalışmak değil, aynı anda daha az işe başlamaktır.

Eş zamanlı iş limiti (WIP)

Kanban'ın merkezindeki fikir budur. Bir aşamada aynı anda kaç iş bulunabileceğine bir üst sınır konur. Sınır dolduğunda yeni iş başlatılmaz — önce mevcut biri bitirilir.

Etkisi iki yönlüdür: işler daha çabuk biter (çünkü bölünme azalır) ve tıkanıklık görünür hâle gelir (çünkü sınır dolan aşama hemen belli olur).

Sınır olmayan bir ekipte herkes meşguldür ve hiçbir şey bitmez. Bu, meşguliyet ile verimliliğin aynı şey sanılmasının en pahalı biçimidir.

Çevrim süresi ve hız

• Çevrim süresi (cycle time): bir işin başlamasından bitmesine kadar geçen süre. Akışın sağlığını ölçer.
• Hız (velocity): bir ekibin bir dönemde bitirdiği iş miktarı. Kapasiteyi ölçer.

İkisi farklı sorulara cevap verir ve birbirinin yerine kullanılamaz. Çevrim süresi "bir iş ne kadar sürede çıkıyor", hız "bir dönemde ne kadar iş çıkıyor" demektir.

Tahmin: neden puan, neden saat değil

Scrum ekiplerinin işi saat yerine hikâye puanı ile tahmin etmesinin sebebi şudur: insanlar mutlak süreyi kötü, göreli büyüklüğü iyi tahmin eder. "Bu iş kaç saat sürer" sorusuna verilen cevap sistematik olarak yanlıştır; "bu iş şundan büyük mü küçük mü" sorusuna verilen cevap şaşırtıcı derecede tutarlıdır.

Puan mutlak bir süre değildir. Bir dönem sonunda puan ile geçen süre arasındaki ilişki ölçülerek ortaya çıkar — bu ilişkinin adı hızdır.

Saatle planlama yanlış değildir; kapasite hesabı zaten saat ister (26. bölüm). Yanlış olan, ikisini aynı rakamla yapmaya çalışmaktır.

Kapasite bir bölme işlemidir

Kapasite yönetiminin tamamı tek bir kesirdir:

doluluk = üstlenilen iş süresi / mevcut çalışma süresi

Payda insanın sözleşmeli çalışma takvimidir. Pay ise üç kaynaktan gelir: planlanmış işler, onaylanmış izinler ve takvimdeki toplantılar.

Buradan iki sonuç çıkar ve ikisi de pratikte sürekli ihlal edilir:

1. Zaman penceresi olmayan iş kapasiteye giremez. Bir işin ne zaman yapılacağı bilinmiyorsa, hangi haftanın yüküne yazılacağı da bilinmiyordur. Son teslim tarihi bir pencere değildir — işin ne zaman biteceğini söyler, ne zaman yapılacağını değil.
2. Süresi olmayan iş de kapasiteye giremez. Penceresi olan ama kaç saat süreceği yazılmamış bir iş, payı büyütmez.

Ders

Sayılamayan iş ortalamaya karıştırılmaz

Belirti

Doluluk tablosu herkesi rahat gösteriyor ama ekip boğulmuş durumda.

Kök neden

İşlerin bir kısmının zaman penceresi ya da süresi yoktu. Bunlar sessizce sıfır sayılıp ortalamaya karıştırılmıştı; yüzde matematiksel olarak doğru, pratikte yanlıştı.

Ders

Hesaba giremeyen iş ayrıca ve sayısıyla gösterilir. Eksiğini söyleyen bir yüzde, eksiğini gizleyen bir yüzdeden her zaman daha kullanışlıdır. Üçte birini sessizce atlayan bir oran, hiç oran olmamasından kötüdür.

Zamanlama kısıtı ile ilişki aynı şey değildir

İki iş arasında kurulabilecek bağlar iki farklı sınıfa ayrılır ve bunları karıştırmak takvimleri bozar:

• Zamanlama kısıtı: "A bitmeden B başlayamaz." Bu bir tarih kuralıdır; kritik yol hesabı bunu okur ve A gecikirse B kayar.
• Bilgi bağı: "bu şununla ilgilidir", "bunun kopyasıdır", "buna neden olmuştur". Bu bir tarih kuralı değildir.

"İlgilidir" bağını bir zamanlama kısıtı gibi işleyen bir sistem, hiç kimsenin istemediği bir anda gerçek teslim tarihlerini kaydırır. Bu yüzden iyi bir araç ikisini ayrı tutar ve kritik yol yalnızca birincisini okur.

Kilometre taşı ile sürüm aynı şey değildir

• Kilometre taşı bir tarihtir: proje içinde işaretlenmiş bir an.
• Sürüm yayımlanan bir eserdir: kendi durumu olan, hedef tarihi ile gerçek yayım tarihi ayrı tutulan bir şey.

Tek bir tarih alanı, "geç kaldık mı?" sorusunu cevapsız bırakır. Hedef tarih ve gerçekleşen tarih ayrı tutulduğunda soru kendiliğinden cevaplanır.

Bu bölümün özeti

• Dört yöntem dört farklı soruya cevap verir; aynı şirkette birlikte yaşarlar.
• İşin çoğu zamanı sırada geçer; hızlanmanın yolu genellikle daha az işe başlamaktır.
• Çevrim süresi akışı, hız kapasiteyi ölçer; hız bir performans notu değildir.
• Kapasite bir bölmedir; penceresi ya da süresi olmayan iş paya giremez ve ortalamaya karıştırılmaz.
• İlişki bağları zamanlama kısıtı değildir; sürüm bir tarih değil bir eserdir.