CRM'den faturaya

Ticari süreç tek bir zincirdir ve her halkası ayrı bir kayıttır. Zinciri bir kez görmek, "bu bilgi nerede duruyor" sorularının çoğunu bitirir.

Aday (lead)  →  Fırsat  →  Teklif  →  Sipariş  →  Sevkiyat  →  Fatura  →  Tahsilat
     CRM          CRM       Satış      Satış       Stok      Muhasebe   Muhasebe

Aday ve fırsat

Aday, henüz nitelenmemiş bir temastır: web formundan, fuardan, bir e-postadan gelir. Fırsat, gerçek bir satış ihtimalidir; bir müşteriye, bir tutara ve bir kapanış tarihine bağlıdır.

Web sitesindeki iletişim ve teklif formları doğrudan aday üretir; formun içeriği kaydın gövdesine yazılır ve satış ekibine bildirim gider.

Fırsatlar bir hattın (pipeline) aşamalarında ilerler. Aşamalar şirketin kendi sürecine göre tanımlanır; her aşamada ne yapılması gerektiğini kaydın üstündeki aktivite söyler (5. bölüm).

Teklif

Teklif, fırsattan üretilir ve satırlardan oluşur: ürün, miktar, birim fiyat, iskonto, vergi. SODOO bu ekrana birkaç şey ekler:

• Ürün görseli satırda görünür; yanlış ürünü fark etmenin en hızlı yolu.
• Liste fiyatı bilgi amaçlı ayrı bir sütun olarak durur; uygulanan fiyatla karşılaştırılır.
• Maliyet sütunları ve net birim fiyat görünür.
• Maliyet altı uyarısı: satır maliyetin altına düştüğünde ekran bunu söyler.
• Toplam üzerinden iskonto, bir tavanla ve gerektiğinde onayla sınırlanır.

Teklif belgesi

Teklif PDF olarak basılır ve şirketin kendi düzenini taşır: logolar, şartlar tablosu, banka bilgileri, iletişim. Aynı şablon birden fazla şirket kimliğine hizmet eder; hangi şirketten bastığınıza göre içerik değişir (7. bölüm).

Teklife eklenen Word ve Excel dosyaları kaydın üstünde açılıp düzenlenir (8. bölüm) ve teklifin şartlar metni sürüm geçmişi taşır (4. bölüm).

Sipariş

Teklif onaylandığında sipariş olur. Bu geçiş kritik: sipariş, sevkiyatı ve faturayı tetikler.

Sipariş ekranında takip edilecek üç şey:

• Sevkiyat durumu — ne kadarı çıktı, ne bekliyor.
• Faturalama durumu — ne kadarı faturalandı.
• Kalan tutar — ne kadarı tahsil edildi.

Sevkiyat

Sipariş onaylandığında stok tarafında bir transfer oluşur. Ambar toplar, paketler, sevk eder. İrsaliye basılır.

Sevkiyat satırlarında basılan iç notlar sınırlıdır: ürünün uzun teknik açıklamasının tamamı irsaliyeye düşmez; yalnız o işlemi ilgilendiren kısmı görünür.

Fatura

Fatura siparişten üretilir. Türkiye'de bu adım e-Fatura/e-Arşiv zinciriyle devam eder; 19. bölüm bunu anlatıyor.

Kim ne görür

Satış ekipleri ve kayıt kuralları, bir kullanıcının hangi fırsat ve siparişleri göreceğini belirler. "Bir sipariş görünmüyor" durumlarının çoğu bir yetki sorunudur, bir kayıp değil (6. bölüm).

Ders

Sohbet akışı formun genişliğini yiyordu

Belirti

Satış siparişi ekranında satırlar dar kalıyor, uzun açıklamalar sıkışıyordu.

Kök neden

Sanılanın aksine sayfanın en büyük genişlik ayarı değil, chatter'ın satış siparişi formunda kapladığı alan sorumluydu.

Ders

Bir ekranın darlığından şikâyet edildiğinde, önce neyin genişliği yediği ölçülür; en olası görünen ayar çoğu zaman suçlu değildir.