İK, bordro ve saha servisi

Çalışan kaydı

Her kullanıcının bir çalışan kaydı vardır (3. bölüm) ve İK tarafının merkezinde o durur: kimlik bilgileri, departman, yönetici, sözleşme, iletişim, belgeler.

İzin

İzin talebi çalışandan gelir, yönetici onaylar, takvime düşer. Bakiye izin türü bazında takip edilir. Onaylanan izin, kişinin müsaitlik durumunu etkiler — toplantı planlarken görünür.

Bordro

Bordro paketi ücret yapılarını, bordro kayıtlarını ve muhasebe kaydına dönüşümü kapsar. Türkiye mevzuatı tarafındaki karşılıkları için 19. bölüme bakın.

Ek olarak:

• Çalışan kredileri ve bunların muhasebe kayıtları.
• Belge geçerlilik takibi — ehliyet, sertifika, sağlık raporu gibi belgelerin bitiş tarihleri izlenir ve süresi dolmadan uyarı üretir.
• İstifa/ayrılış süreci — ayrılan çalışanın adımları takip edilir.

Zaman çizelgesi

Harcanan zaman iki yoldan girer:

• Aktivite kapatırken — işi bitirirken harcanan saatler girilir ve zaman çizelgesi satırına dönüşür (5. bölüm).
• Toplantıdan otomatik — takvimdeki toplantı süresi katılımcıların zaman çizelgesine işlenebilir.

İkincisi küçük ama etkili bir kazançtır: toplantıda geçen zaman genellikle hiç kaydedilmez ve projelerin gerçek maliyeti olduğundan düşük görünür.

İşe alım

İlan, başvuru, aşamalar ve mülakat takibi. Başvurular da birer kayıttır: kendi sohbet akışı, ekleri (özgeçmiş) ve aktiviteleri vardır. Özgeçmiş PDF'leri içerik olarak indekslenir, yani içinde geçen bir teknoloji adıyla aranabilir (13. bölüm).

Saha servisi

Saha servisi paketi, müşteri sahasında yapılan işi yönetir: iş emri, planlama, ekip ataması, kullanılan malzeme ve harcanan zaman.

Zincir şöyledir:

Talep/Arıza  →  Saha iş emri  →  Planlama ve atama  →  Sahada uygulama  →  Faturalama

Sahada yapılan işin sistemde iz bırakması iki şeye yarar: müşteriye ne yapıldığı kanıtlanabilir ve aynı ürünün tekrar eden arızaları görülebilir.

Vaka

Tekrar eden arıza

Durum

Aynı müşteride üçüncü kez benzer bir arıza bildirildi.

Yapılan

Müşterinin saha iş emirleri listelendi ve ürün bazında gruplandı.

Sonuç

Üç iş emrinin de aynı ürün ailesinde olduğu görüldü; konu bir servis sorunu olmaktan çıkıp bir ürün/kurulum konusuna dönüştü. Bu bağlantı, iş emirleri kayıt olarak tutulmasaydı kurulamazdı.

Toplantılar ve İK

İK süreçlerinin çoğu bir toplantıyla ilerler: mülakat, değerlendirme, disiplin görüşmesi. Toplantının iki not alanı olduğunu ve ikisini farklı kişilerin okuduğunu hatırlayın (5. bölüm) — mülakat notunun adaya gitmesi, düzeltilmesi zor bir hatadır.